Jouw privacy.
Zorgvuldig geregeld.

Wie is verantwoordelijk?

RayDesign, de onderneming van Raymond Kuipers, is verantwoordelijk voor de verwerking die in dit privacybeleid staat beschreven.

Dit beleid geldt voor raydesign.nl en contact- en offerteaanvragen die RayDesign via e-mail, telefoon of een Facebook- of Instagram-leadformulier ontvangt.

Welke gegevens, en waarom?

Een vraag, kennismaking of offerte

RayDesign verwerkt de naam, het e-mailadres, een eventueel telefoonnummer, bedrijfsgegevens en de informatie over je website of wensen die je zelf deelt. Dit is nodig om je vraag te beantwoorden, contact op te nemen en op jouw verzoek een mogelijke opdracht voor te bereiden. Een algemene vraag wordt behandeld op basis van het gerechtvaardigde belang om inkomende vragen zorgvuldig te beantwoorden.

Een opdracht en de administratie

Bij een opdracht worden ook afspraken, correspondentie, aangeleverde teksten en beelden, factuurgegevens en betaalgegevens verwerkt. Dit is nodig voor het uitvoeren van de overeenkomst en, voor de financiële administratie, om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Geef alleen gegevens en beelden door die voor de opdracht nodig zijn en die je mag delen.

Fotobestellingen en betalingen

Bij een fotobestelling verwerkt RayDesign je naam, e-mailadres, gekozen foto’s, bestelnummer, bedrag, betaalstatus en je akkoord met digitale levering. Dit is nodig om de overeenkomst uit te voeren, de betaling te controleren en de foto’s te leveren. Mollie verwerkt de betaling als zelfstandig verantwoordelijke volgens het privacybeleid van Mollie. RayDesign ontvangt geen volledige kaartgegevens of internetbankieren-wachtwoorden.

Betaalde bestellingen en bijbehorende financiële gegevens worden in beginsel zeven jaar bewaard voor de fiscale administratie. Gegevens van niet-afgeronde bestellingen worden niet langer bewaard dan nodig om de betaalpoging en eventuele vragen af te handelen. Contactgegevens worden niet toegevoegd aan een mailinglijst.

Bedrijfsfotografie

Op foto’s kunnen mensen herkenbaar in beeld zijn. Voor een fotosessie worden het doel en het gebruik met de opdrachtgever afgestemd. Voor publicatie van herkenbare personen moet een passende grondslag bestaan; waar toestemming nodig is, wordt die vooraf gevraagd. Gebruik voor RayDesigns eigen portfolio wordt afzonderlijk afgestemd.

Een werkende en veilige website

Bij het bezoeken van de website ontvangt de hosting technische gegevens, zoals je IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina, browserinformatie en eventuele foutmeldingen. Deze gegevens kunnen in serverlogs terechtkomen. Het doel is de website leveren, storingen oplossen en misbruik tegengaan, op basis van het gerechtvaardigde belang bij een betrouwbare en veilige website.

Contactgegevens verstrekken is vrijwillig. Zonder een bruikbaar contactadres kan RayDesign je aanvraag niet beantwoorden. Er worden op basis van je aanvraag geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen genomen die rechtsgevolgen of vergelijkbare belangrijke gevolgen voor je hebben.

Een aanvraag via Facebook of Instagram

Vul je een leadformulier bij een advertentie in, dan ontvangt RayDesign de contactgegevens en antwoorden die je indient. Meta kan velden vooraf invullen vanuit je profiel; je kunt ze controleren voordat je verstuurt. RayDesign gebruikt de aanvraag om over jouw website of wensen contact met je op te nemen, per e-mail of telefonisch als je een nummer hebt ingevuld.

Een aanvraag is vrijblijvend en schrijft je niet in voor een nieuwsbrief of latere reclamecampagnes. Voor een offerte of kennismaking is de verwerking nodig om op jouw verzoek stappen te nemen vóór een overeenkomst. Meta verwerkt gegevens over het gebruik van Facebook en Instagram daarnaast volgens het privacybeleid van Meta.

Hoe lang worden gegevens bewaard?

• Aanvragen zonder opdracht: uiterlijk zes maanden na het laatste inhoudelijke contact verwijderd uit de eigen administratie van RayDesign.
• Projectgegevens en correspondentie: zolang ze nodig zijn voor de uitvoering, afgesproken onderhoud, nazorg of de afhandeling van een geschil. Daarna worden gegevens die niet meer nodig zijn verwijderd. Afspraken en gegevens die voor wettelijke verplichtingen nodig blijven, worden apart bewaard.
• Facturen en fiscale administratie: in beginsel zeven jaar, voor zover de wettelijke fiscale bewaarplicht dat vereist.
• Foto’s en bronbestanden: gedurende de opdracht en de afgesproken bewaar- of onderhoudsperiode. Zonder vervolgafspraak worden deze niet langer bewaard dan nodig voor oplevering en nazorg. Afzonderlijk afgesproken portfoliofoto’s blijven bewaard zolang dat afgesproken gebruik voortduurt.
• Technische serverlogs: alleen zolang nodig voor beveiliging, onderzoek naar misbruik of het oplossen van technische problemen; deze worden beheerd binnen de log- en back-upinstellingen van de hosting.
• Browseropslag: de concrete termijnen staan hieronder.

Bij een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil kunnen relevante gegevens langer nodig zijn. Meta beheert zijn eigen opslag en bewaartermijnen; bovenstaande termijn voor aanvragen gaat over de administratie die RayDesign zelf beheert.

Welke diensten zijn betrokken?

Voor de website en zakelijke e-mail gebruikt RayDesign Mijndomein. Voor online fotobetalingen wordt Mollie gebruikt; RayDesign deelt daarvoor het bestelnummer en bedrag met Mollie en ontvangt de betaalstatus. Voor het lezen en beantwoorden van e-mail wordt Outlook gebruikt. Bij een aanvraag via Facebook of Instagram is Meta betrokken. Dienstverleners krijgen alleen toegang voor zover dat nodig is voor hun dienst. Gegevens kunnen daarnaast worden verstrekt wanneer een wettelijke verplichting dat vereist. RayDesign verkoopt jouw contactgegevens niet.

Meta en Microsoft kunnen, afhankelijk van de gebruikte dienst, gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Hun privacyinformatie beschrijft de toepasselijke waarborgen, zoals adequaatheidsbesluiten of standaardcontractbepalingen: Meta en Microsoft. Voor informatie over de hosting en e-mail kun je het privacybeleid van Mijndomein raadplegen.

De website gebruikt HTTPS. Alleen informatie die nodig is voor het doel hoort te worden gedeeld. Verstuur via een algemene aanvraag geen wachtwoorden, identiteitsbewijzen of andere gevoelige gegevens.

Cookies en browseropslag

RayDesign gebruikt op deze website geen Meta Pixel, Google Analytics of andere marketing- of analysetrackers. Lettertypes, afbeeldingen en de VORM-demo worden vanaf de eigen website geladen. Een externe website wordt pas geopend wanneer je zelf op de bijbehorende link klikt.

De website gebruikt uitsluitend functionele browseropslag. Daarvoor is geen cookietoestemming nodig. De melding is een toelichting en geen toestemming voor reclame of tracking.

De contactassistent is een vaste keuzehulp, geen externe AI-chat. Wat je invult, blijft tijdelijk in het geheugen van de geopende pagina. RayDesign ontvangt het pas als je de voorbereide e-mail zelf vanuit je e-mailprogramma verstuurt. Met ‘Opnieuw beginnen’ wis je de ingevulde gegevens in de keuzehulp.

Je kunt opgeslagen websitegegevens wissen via je browserinstellingen. Als later diensten worden toegevoegd die toestemming vereisen, moeten ze geblokkeerd blijven tot je daar zelf voor kiest en wordt dit beleid aangepast.

Facturen via Mollie

Als automatische facturatie actief is, vragen we ook je voornaam, achternaam en factuuradres (straat, huisnummer, postcode, woonplaats en land). We delen deze gegevens, de geselecteerde fotoregels en de betaalreferentie met Mollie om na betaling een betaalde factuur te maken en per e-mail te sturen. Dit is nodig voor de uitvoering van de bestelling en onze financiële administratie. Factuurgegevens bewaren we volgens de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Alleen verkleinde voorbeelden met watermerk worden als productafbeelding aan de betaling gekoppeld; de originele bestanden blijven afgeschermd.

Jouw gegevens, jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, vragen je gegevens over te dragen. Is een verwerking gebaseerd op toestemming, dan kun je die weer intrekken. Dat verandert niets aan de rechtmatigheid van het eerdere gebruik.

Mail je verzoek naar info@raydesign.nl. RayDesign reageert in beginsel binnen één maand. Als een verzoek ingewikkeld is en meer tijd nodig is, hoor je dat binnen die maand. Om je gegevens te beschermen kan aanvullende informatie nodig zijn om je identiteit te controleren; stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Verwijdering kan beperkt zijn als gegevens nog nodig zijn voor een wettelijke bewaarplicht of een rechtsvordering.

Wijzigingen

Dit beleid wordt aangepast als de website of werkwijze verandert. Bovenaan zie je de datum van de laatste wijziging.